BÜRO DLB - IDEE-REALISATION-KOMMUNIKATION
Daniel Leutenegger, Rathausgasse 18, CH-3011 Bern, www.ch-cultura.ch

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10 Jahre Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST - CECO)

10 Jahre Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST - CECO)

10.11.2014 Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) in Bern feiert am 12. November 2014 ihr 10jähriges Bestehen. Die Stelle wird vom Bundesarchiv, dem Landesarchiv Fürstentum Liechtenstein, den Staatsarchiven und mehreren Stadtarchiven gemeinsam getragen und liefert Fachwissen zur digitalen Archivierung, das alle Archive brauchen, aber nur die grössten unter ihnen selbständig erarbeiten und pflegen können.


Das Archivieren von digitalen Daten über lange Zeiträume hinweg hat wenig bis gar nichts mit der Funktion zu tun, die sich auf vielen Websites unter dem Link «Archiv» versteckt. Es geht dabei nämlich nicht einfach um einige pdf-Dateien mit Medienmitteilungen der vergangenen Monate, sondern um die Frage, wie all die digital produzierten Gesetze, Entscheide, Gerichtsurteile, Karten, Datensammlungen und andere staatliche und private Unterlagen, die auch nach Jahrzehnten noch gebraucht werden, sicher und verlässlich überliefert werden können.

Wie man Pergament, Papier, Bilder und andere analoge Datenträger über die Jahrhunderte erhalten und vor allem lesbar halten kann, wissen die öffentlichen Archive seit langem.

Als sich jedoch vor ungefähr 15 Jahren auch in der Schweiz die Erkenntnis durchsetzte, dass sich nicht einfach alle wichtigen Unterlagen auf alterungsbeständiges Papier ausdrucken und wie bisher in klimatisierten Magazinen erhalten lassen, tauchten vor allem Fragen auf: Auf welche Datenträger soll man speichern und wie lange bleiben diese lesbar? Muss man ganze Betriebssysteme speichern oder gibt es speziell geeignete Programme für die Langzeitarchivierung? Wie bringt man die Dokumente, die zu einem Geschäft gehören, so zusammen, dass man sie wieder findet, und wie archiviert man ganze Datenbanken, die später wieder abgefragt werden sollen? Wie speichert man Unterlagen so, dass sie nicht veränderbar sind und auch juristisch ihre Gültigkeit behalten?

Digitale Langzeitarchivierung als Gemeinschaftsaufgabe

Bald wurde klar, dass die Menge und die Komplexität dieser Fragen die meisten öffentlichen Archive überfordern würden. Die schweizerische Archivdirektorenkonferenz, in der die Direktoren des Bundesarchivs, sämtlicher Staatsarchive sowie des Landesarchivs des Fürstentums Liechtenstein zusammengeschlossen sind, beschloss daher am 15. November 2000, in einer Studie abklären zu lassen, wie eine gesamtschweizerische Strategie zur Archivierung von Unterlagen aus elektronischen Systemen aussehen könnte.

Diese Studie, unter ihrem Kurztitel «Strategiestudie» bekannt, lag 2002 vor und zeigte Perspektiven und Handlungsbedarf für die folgenden 10 Jahre auf (http://www.vsa-aas.org/de/aktivitaet/archivdirektoren/strategiestudie/).

Eine der wichtigsten Erkenntnisse der Strategiestudie war die Notwendigkeit, eine ständige Stelle einzurichten, die eine hohe Fachkompetenz aufbauen und sich auf die entsprechenden Fragen konzentrieren konnte, was in den meisten kantonalen Archiven bis heute nicht möglich ist. Diese Fachstelle sollte einerseits technische und organisatorische Grundlagen erarbeiten und anderseits zusammen mit den einzelnen Archiven konkrete Projekte realisieren.

Die KOST - CECO

2003 konnte eine Verwaltungsvereinbarung unterzeichnet werden, die den Auftrag und die Trägerschaft der neu zu gründenden Fachstelle regelte. Diese Fachstelle sollte die Bezeichnung «Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen», abgekürzt KOST, erhalten, und gemeinsam von Bund, Kantonen und dem Fürstentum Liechtenstein nach einem bewährten Verteilungsschlüssel getragen werden. 2009 wurde der Kreis der Trägerschaft erweitert und auch Städte und Gemeinden können seither Mitglieder werden.

Die KOST unterhält einen normativen Katalog archivtauglicher Dateiformate und beobachtet die Entwicklung dieser Formate. Sie entwickelt Werkzeuge zur Lösung konkreter archivischer Aufgaben. Sie bemüht sich um die Standardisierung im Bereich der digitalen Archivierung im Rahmen von eCH, ein Verein welcher E-Government- Standards in der Schweiz fördert, und des Verbands Schweizerischer Archivare und Archivarinnen (VSA). Regelmässige Kolloquien und Workshops dienen der Weiterbildung bei den angeschlossenen Archiven. Innerhalb der KOST sind bereits mehrere wegweisende Projekte realisiert worden. Die Fachstelle betätigt sich dabei als beratende oder begutachtende Stelle.

Innerhalb der vergangenen 10 Jahre ist die KOST - CECO so zu einem in der Öffentlichkeit kaum bekannten, aber für die Archive unverzichtbaren Partner geworden, dessen Tätigkeit auch kleinen Archiven erlaubt, die anspruchsvolle Aufgabe der digitalen Langzeitarchivierung fachlich sicher und mit vertretbaren Aufwand zu bewältigen.

cp

Kontakt:

http://kost-ceco.ch/

Georg Büchler, KOST-Geschäftsstelle, georg.buechler@kost.admin.ch, 079 463 98 90

 

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